DATA & PRIVACY
隱私權政策
本政策說明 FCU Council Mail Monitor 如何在管理者授權下，存取及處理 Google 帳戶資料。本工具供指定帳戶管理者使用。
存取哪些資料
- Gmail 郵件的寄件者、收件者、主旨、收件時間、內容、附件資訊，以及核對範本與重複通知所需的草稿或寄件紀錄。
- 已授權 Google 試算表中的申請、活動繳交資料、備註與檔案連結。
- 為釐清郵件事務而直接相關的 Google Drive 文件及其必要內容。
如何使用資料
資料用於新郵件摘要、待辦建議、申請期限核對、成果報告繳交資訊整理，以及依管理者固定範本建立旁聽申請通知草稿。操作規則限制為讀取必要資料及建立指定草稿；工具不自動寄出郵件。
Google 的草稿授權範圍同時包含寄信能力，但本工具不提供寄信指令。試算表與 Drive 授權採唯讀存取。
處理服務與資料傳送
本機程式透過 Google API 取得已授權資料；為完成摘要與判斷，必要的郵件、表單或文件內容會交由管理者使用的 Codex／OpenAI 服務處理。建立的草稿保存在 Gmail。Codex 對話及相關服務的保存與資料控制，依管理者所使用的服務方案、設定及其服務政策辦理。
本工具不將資料販售或用於廣告投放，也不把信件、申請內容或授權憑證發布到這個公開網站。工具的 Google 使用者資料存取與使用應遵循 Google API Services User Data Policy，包括 Limited Use 要求。
保存與保護
OAuth 授權資訊以 Windows DPAPI 綁定執行工具的 Windows 使用者加密保存。郵件檢查點、已處理郵件 ID 與完整回報以加密紀錄保存在管理者的本機持久儲存空間，供避免重複處理及補回報。暫存的讀取結果僅供工作流程使用；Gmail 草稿及 Codex 對話另依各服務的保存方式管理。
撤銷與資料管理
管理者可在 Google 帳戶的第三方連線設定撤銷授權，停止後續 Google API 存取。撤銷授權不會自動移除既有 Gmail 草稿、本機紀錄或 Codex 對話；如需清理或查詢，請聯絡管理者並指定處理範圍。
公開網站
本網站只提供靜態說明頁，不設置郵件上傳、帳戶登入或表單蒐集功能，也不加入分析或廣告追蹤程式。網站託管服務 Cloudflare 會為提供與保護網站而處理一般連線及請求資訊，相關方式依其隱私權政策辦理。
聯絡方式
資料使用、存取或管理問題：fcuscsecretary@gmail.com。